در همه موسسات خدماتی لازم است که حسابداران با تهیه تراز آزمایشی از حسابهای کل و معین ، تساوی جمع عملیات بدهکار و بستانکار حسابهای کل و معین ( گردش حسابها ) را با جمع ستونهای بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه مورد آزمایش قرارداده و از صحت ثبت های خود اطمینان حاصل کنند .
جهت ارزیابی عملکرد موسسه در هر دوره مالی و ارائه وضعیت مالی موسسه در پایان دوره ، صورتحساب سود و زیان و گزارش تراز نامه موسسه می بایست تهیه شود . قبل از تهیه گزارشهای فوق ، انجام یک سلسله اقدامات حسابداری ضروری است و پس از تهیه گزارشها نیز جهت بستن دفاتر سال مالی و انتقال اطلاعات مالی موسسه به دوره بعد ، اقدامات دیگری می بایست صورت گیرد .به مجموعه این عملیات ، اصطلاحا تکمیل چرخه حسابداری گفته می شود .
چرخه حسابداری موسسات خدماتی، شامل سه بخش است که هرکدام در زمانهای مربوط به خود انجام می شود. در ادامه، زمان مربوط به هر بخش، کارهایی که باید انجام شود و اهداف هر مورد را بررسی میکنیم.
بخش اول_ فعالیت هایی که در طول دوره مالی انجام می شود.
در طول دوره مالی، فعالیت ها در شش مرحله انجام می گیرد که به ترتیب عبارتند از:
مرحله ۱_ جمع آوری اطلاعات رویدادهای مالی به هدف استخراج اطلاعات مالی از اسناد و مدارک اولیه مربوط به رویدادها و عملیات مالی .
مرحله ۲_ تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی با هدف اندازه گیری آثار مالی هر رویداد بر دارایی ، بدهی و سرمایه و تعیین حساب یا حسابهایی که باید بدهکار و بستانکار شوند .
مرحله ۳_ صدور سند حسابداری برای ثبت آثار مالی رویدادها به ترتیب تاریخ وقوع آنها با بدهکار و بستانکار کردن حسابهای مربوط در سند حسابداری و اخذ مجوزهای لازم جهت ثبت این رویدادها در دفاتر مالی.
مرحله ۴_ ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ اسناد با بدهکار و بستانکار کردن حسابهایی که می بایست به دفتر کل منتقل شوند .
مرحله ۵_ نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل یا به طور دقیقتر انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار شده در دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل.
مرحله ۶_ نقل اقلام از اسناد حسابداری به دفتر معین با به عبارت دیگر انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار شده حسابهای معین از اسناد حسابداری به حسابهای مربوط در دفتر معین

بخش دوم_ فعالیتهایی که در پایان هر ماه باید انجام شود.
مرحله ۷، مربوط به پایان هر ماه است که لازم است حسابدار تهیه ترازهای آزمایشی دفاتر کل و معین را انجام دهد. هدف از انجام این مرحله آزمون تساوی گردش عملیات و مانده حسابهای کل و معین و همچنین آزمون گردش عملیات حسابها با جمع ستونها ی بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه است.
بخش سوم_فعالیتهایی که در پایان دوره(سال) مالی انجام می شود.
در این بخش چندین مرحله عملیات مهم مالی که منجر به بستن سال مالی می شود انجام می گیرد. به طور اختصار این مراحل عبارتند از:
مرحله ۸ _ تهیه کاربرگ و تعدیل حسابها به منظور ارائه تصویری از سود و زیان و ترازنامه موسسه قبل از تهیه صورتهای مالی
مرحله ۹ _ ثبت تعدیلات و انتقال به حسابها ی کل و معین به هدف اصلاح حسابهای کل و معین
مرحله ۱۰ _ تهیه صورت سود و زیان
مرحله ۱۱ _ بستن حسابهای موقت یا همان بستن حسابهای سود و زیانی و تعیین نتیجه نهایی عملیات موسسه
مرحله ۱۲ _ تهیه صورتحساب سرمایه و ترازنامه
مرحله ۱۳ _ تهیه تراز آزمایشی اختتامی
مرحله ۱۴ _ بستن حسابهای دائمی



نقش نرم افزار حسابداری در چرخه حسابداری موسسات خدماتی
چنانچه شرکتها و موسسات مجهز به ابزارهای نوین کامپیوتری نباشند انجام ۱۴ مرحله بالا به کندی پیش خواهد رفت. تهیه گزارش های تراز یا صورت های مالی از روی اسناد و مدارک به صورت دستی کاری بسیار زمانبر است و ممکن است خطای انسانی موجب کاهش دقت اطلاعات خروجی شود.
یک نرم افزار حسابداری مناسب، میتواند پس از ثبت اسناد در سیستم توسط کاربر، کلیه مراحل تهیه گزارشها یا صورتهای مالی را به سرعت انجام دهد و سپس در پایان سال با بستن حسابهای موقت و ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه در زمانی بسیار اندک عملیات پایان دوره را به اتمام برساند.